Excelentes Consejos para limpiar tu Buzón de Correo Electrónico

carlos3 Enero 2014 - 1:16am 0 comentarios
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Excelentes Consejos para limpiar tu Buzón de Correo Electrónico

Hay que afrontarlo, las celebraciones de fin de año terminaron y el trabajo acumulado espera. Si te encuentras frente al escritorio con una sobrecarga de mensajes en tu bandeja de entrada y necesitas ayuda para resolver la mayor cantidad posible antes de que acabe el día, éste el post perfecto para ti.

A continuación, unos excelentes consejos para limpiar tu buzón de correo electrónico:

Se breve, opta por el móvil

Está comprobado que mientras menos escribas, podrás responder más correos. Así que, por que no aprovechar tu teléfono móvil para enviar aquellos mensajes que no requieran de mucha plática.

Aquella firma de "enviado desde mi móvil" no sólo se ve eficiente y moderna, sino que también hace entender al receptor el por qué de la brevedad. De todas formas, agradecerán que te tomes la molestia de contestar.

Prioriza - Selecciona

No es necesario que respondas todos tus mails en un sólo día. Con dar un vistazo rápido verás que hay algunos importantes y otros que ni siquiera ameritan una respuesta corta.

Existen excelentes aplicaciones que pueden ayudarte a priorizar tus mensajes y pese a que hoy no es el día de instalarlas y configurarlas, otro día más calmado puedes volver y echar un vistazo a algunas como Mailbox o Boomerang.

Establece un horario

Si eres adicto a ver tu bandeja de entrada cada 5 minutos, no te preocupes, no eres el único. Sin embargo, lo importante de hoy es la productividad y para ello, lo mejor es establecer un horario.

Un tiempo límite para revisar, seleccionar y otro igual para responder. Como buena práctica, suele ser mejor hacer todo ello durante las primeras horas de la mañana, para luego permitirte una hora por la tarde, sólo en caso haya llegado algo importante.

Fuera de eso, ni mirar el correo. Hoy no.

Los NO al contentar tus correos

Puede que hayas priorizado y estes listo para contestar, pero no te olvides de estas simples reglas a la hora de responder con eficiencia:

  1. Evita los mensajes innecesarios: Las fiestas suelen terminar con un buzón lleno de mensajes de buenos deseos. Ok, ellos te aprecian y saben que tu también lo haces, no es necesario que ocupes tiempo respondiendo: "Gracias", "Igualmente", etc.
  2. Descarta los mensajes abiertos: Si necesitas alguna información, pídela directamente, pegunta de forma exacta. Olvida los "¿Tú que opinas?" que sólo traerán una larga cola de respuestas.
  3. Destinatarios separados, Asuntos Separados: Cierto, hoy necesitas acortar tiempo y escribir menos. Sin embargo, no confundas eso al invitar a tu próxima de fiesta de cumpleaños, en el mismo correo en el que tus colegas hablan de un asunto importante de trabajo.
  4. Elimina los CCs ("con copia a"): Responde con copia sólo cuando sea estrictamente necesario. Recuerda que estás incluyendo a alguien más en la conversación y eso sólo se traduce en más correos de respuesta y más correos de tu parte.
  5. No todos los mensajes necesitan un cuerpo: No existe una regla que así lo obligue. Si puedes responder con una línea, en el asunto, adelante.
  6. No temas a los asuntos detallados: No pierdas tiempo pensando en un gran "titular", que lo resuma todo, como si tu correo fuera escrito por un profesional. Es más, un asunto algo detallado, ayudará al destinatario a saber exactamente de que se trata y priorizar su respuesta.

En otro momento, cuando pase el estrés del día, no olvides que puedes filtrar tus correos, crear carpetas y destinar tus mensajes a cada una de ellas, para así evitar un futuro atolladero. Y es más, si eres usuario de Gmail, nada mejor que aprovechar el Priority Inbox para siempre tener a mano lo importante.

Ahora sí, adelante con la tarea y suerte!

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